نکات طلایی برای همسوسازی و هماهنگی تیم‌ های بازاریابی و فروش به سمت اهداف فروش

در فضای مدرن کسب و کار، دیگر تنها داشتن محصولات و خدمات عالی کافی نیست؛ از مهم‌ترین عوامل موفقیت همسو بودن تیم‌های مختلف درون سازمان است. به خصوص هماهنگی تیم‌های بازاریابی و فروش که به عنوان دو نیروی اصلی در هدایت مشتریان نقش ایفا میکنند. از طرفی، عدم هماهنگی بین آنها می‌تواند منجر به کاهش عملکرد مثبت و از دست رفتن فرصت‌های فروش شود.

تصور کنید تیم بازاریابی با طراحی کمپینی جذاب، تعداد زیادی از مشتریان بالقوه را جذب کرده باشد، اما اگر تیم فروش به درستی از این فرصت استفاده نکند و فروش انجام نشود، تمام تلاش‌ های تیم بازاریابی بی‌ثمر خواهد بود. از طرف دیگر، تیم فروش به داده‌ها و تحلیل های فعالیت‌های بازاریابی نیاز دارد تا بتواند استراتژی‌های مؤثرتری برای فروش به کار ببرد.

هماهنگی تیم‌‌های بازاریابی و فروش نه تنها باعث بهبود عملکرد شده، بلکه می‌تواند به ایجاد یک تجربه بی نظیر برای مشتریان منجر شود. در این نوشته، نکات طلایی برای همسوسازی این دو تیم به سمت اهداف فروش را بررسی کرده به راهکارهایی اجرایی برای ایجاد تعامل موثر بین آن‌ها خواهیم رسید.

1. تعیین اهداف مشترک

تعریف شفاف از اهداف فروش و بازاریابی

اهداف فروش و بازاریابی باید به صورت شفاف تعیین شوند؛ بدین معنی که این اهداف باید با جزئیات دقیق و قابل اندازه‌گیری بوده تا تیم‌‌ها بتوانند بر اساس آن برای عملکرد خود‌ برنامه‌ریزی کنند.

• مثال برای اهداف فروش: افزایش 20 درصدی فروش در سه ‌ماهه آینده، جذب 50 مشتری جدید در هر ماه، کاهش مدت زمان چرخه فروش به 30 روز.
• مثالی برای اهداف بازاریابی: افزایش 30 درصدی ترافیک وب‌سایت، تولید 100 لید جدید در ماه، بهبود 10 درصدی نرخ تبدیل لید به مشتری

اهمیت داشتن اهداف مشترک برای ایجاد هماهنگی

هماهنگی تیم‌‌های بازاریابی و فروش زمانی اتفاق می افتد که این دو تیم به سمت یک هدف مشترک حرکت کنند. این اهداف مشترکی مانند:

• افزایش نرخ تبدیل لید به مشتری: تولید لید‌های با کیفیت و اجرای استراتژی های فروش مؤثر می تواند کارساز باشد.
• افزایش درآمد: جایی که باید بر روی کمپین‌های جذاب و تکنیک های فروش کارساز تمرکز کرد. مقاله "راهنمای عملی برای اجرای یک کمپین‌ فروش موفق: چگونه با 5 نکته طلایی بازار را فتح کنیم!" را حتما مطاله کن.
• بهبود تجربه مشتری: تولید محتوای آموزشی و باارزش، پیگیری  و ارائه خدمات پس از فروش در این مرحله برای وفادار سازی مشتریان اهمیت دارد.

روش‌های عملی برای تعیین اهداف مشترک

• برگزاری جلسات متعدد با حضور مدیران فروش و بازاریابی که شامل بارش فکری و بررسی نمودارها و گزارشات عملکرد گذشته باشد. ایجاد فضایی که در آن اعضای تیم‌ها بتوانند به راحتی نظرات و پیشنهادات خود را مطرح کنند.
• تعیین شاخص‌های کلیدی عملکرد (KPI) مانند نرخ تبدیل، ارزش طول عمر مشتری(CLV) و نرخ بازگشت سرمایه(ROI) که هم فروش و هم استراتژی‌های بازاریابی را تحت تاثیر قرار می‌دهند.
• تدوین یک نقشه راه که مسیر رسیدن به اهداف مشترک را نشان دهد. این نقشه باید شامل فعالیت‌ها، مسئولیت‌ها، و نقاط عطف کلیدی باشد.

2. برقراری ارتباط و تعامل مداوم

جلسات منظم بین تیم‌ها

جلسات منظم یکی از مهم‌ترین عوامل برای هماهنگی تیم‌‌های بازاریابی و فروش و تدوام ارتباط مؤثر بین آنها می باشد. این جلسات به تیم ها کمک می کند تا اطلاعاتشان را به روز، مشکلات را شناسایی و برای بهبود عملکرد مشترک تصمیم‌گیری کنند. برای موثرتر بودن این جلسات، نکات زیر را مد نظر قرار دهید:

• جلسات هفتگی یا دو هفته‌ای بین مدیران فروش و بازاریابی که در آن عملکرد تیم ها بررسی شده و دستور کار (agenda) لازم تدوین و یا به روزرسانی می شود.
• جلسات ماهانه که در آن نتایج KPI ها و اهداف مشترک ارزیابی شده و از تحلیل داده های آنها برای تصمیم گیری استفاده می شود.

استفاده از ابزارهای ارتباط موثر

استفاده از ابزارهای ارتباطی مناسب به تسهیل ارتباط بین تیم‌های بازاریابی و فروش کمک می کند. این ابزارها نه تنها برای ارسال پیام‌ها و اطلاعات، بلکه برای مدیریت تعاملات و فعالیت‌ها نیز کاربرد دارند. در ادامه به مهم‌ترین ابزار شناخته شده اشاره می کنیم:

• در ایران میزیتو و Trello نرم افزارهای بسیار خوبی جهت مدیریت پروژه ها (تفویض وظایف، پیگیری پیشرفت ها، ارسال پیام و ...) هستند
• در بین نرم افزارهای مدیریت ارتباط با مشتری نرم افزارهای دیدار، پیام‌گستر و داده‌گستر بسیار در ارائه خدمات موفق عمل کرده اند.

اشتراک گذاری اطلاعات بازاریابی و فروش

دسترسی به اطلاعات دقیق و به ‌روز یکی از کلیدهای موفقیت در هماهنگی تیم‌‌های بازاریابی و فروش است. با این کار هر دو تیم قادر خواهند بود با شفاف سازی فرآیند‌های اجرایی، استراتژی‌های خود را بهبود داده و در پیاده‌سازی قوی‌تر باشند. راهکارهای زیر در این زمینه مفید هستند:

• ایجاد داشبوردهای مشترک در CRM که به هر دو تیم امکان دسترسی به داده‌‌های مهم مانند لیدها، فرصت‌های فروش و عملکرد کمپین‌ها را می‌دهد و با دقت به روز رسانی می شوند.
• تهیه و ارسال گزارش‌های هفتگی و یا ماهانه که بتوان به کمک آنها عملکرد تیم‌ها و نقاط قوت و ضعفشان را تحلیل کرد.
• تیم بازاریابی باید محتوای تولید شده را در اختیار تیم فروش گذاشته تا بتوان از آن در مذاکرات فروش بهره برد.
• استفاده از ابزارهای تحلیل داده که بتوان از طریق آن رفتار مشتریان، الگوهای خرید و فرصت‌های جدید را شناسایی کرده و در تدوین استراتژی های بازاریابی و فروش استفاده کرد. برای مطالعه بیشتر به مقاله "استراتژی‌های بازاریابی قدرتمند: چگونه محصولاتتان را به فروش واگذار کنید" مراجعه کن.

3. استفاده از فناوری و ابزارهای CRM

نقش مدیریت ارتباط با مشتری (CRM) در هماهنگی تیم‌ها

سیستم‌های مدیریت ارتباط با مشتری (CRM) از آن جهت ضروری هستند که به عنوان پل ارتباطی بین تیم‌های بازاریابی و فروش عمل کرده و اطلاعات مشتریان و تعاملات آنها را در یک پایگاه داده متمرکز می‌کنند. نقش‌های اصلی CRM در هماهنگی این تیم‌ها عبارتند از:

• ‌زمانی که اطلاعات مشتریان از جمله تاریخچه تماس‌ها، خرید‌های گذشته و رفتار آنلاین مشتریان در یک پایگاه داده به صورت یکپارچه ذخیره شود، هر دو تیم بازاریابی و فروش به یک دیدگاه مشترک از مشتریان دست پیدا می کنند.
• سیستم CRM به تیم بازاریابی کمک می کند تا براساس کمپین‌های مختلف لیدها را ردیابی کرده و به تیم فروش کمک می کند تا لیدها را به درستی پیگیری و به فروش تبدیل کند.
• با استفاده از نرم افزار CRM، مدیریت ارتباطات مؤثر از طریق ارسال ایمیل و پیام‌های شخصی سازی شده و هدفمند امکان‌پذیر می‌شود. همچنین تیم فروش با پاسخگویی به موقع و پیگیری‌های حرفه‌ای می تواند این روابط را تقویت کند. پیشنهاد میکنم حتما مقاله "مدیریت ارتباط با مشتری (CRM) چیست؟مدیریت ارتباط با مشتری (CRM) چیست؟" را مطالعه کن.

مزایای استفاده از نرم‌افزارهای بازاریابی و فروش

1. افزایش بهره‌وری: با اتوماسیون فعالیت‌های تکراری و زمان بر مانند ارسال پیام‌ها، پیگیری و مدیریت  لیدها، تیم‌ها قادر خواهند بود با کمک ابزارهای تحلیل داده فرصت‌های جدید را شناسایی و وقت خود را بر روی فعالیت‌های با ارزش متمرکز کنند.
2. بهبود همکاری بین تیم‌ها: ارائه اطلاعات یکپارچه و دسترسی به گزارشات مشترک در ایجاد هماهنگی بین تیم‌های بازاریابی و فروش کارساز بوده و به بهبود تصمیم‌گیری‌های استراتژیک کمک می‌کند.
3. شخصی‌سازی تعاملات با مشتری: تحلیل درست داده‌های CRM، رویکردی مؤثر برای هر دو تیم جهت طراحی پیام‌ها شخصی‌سازی شده براساس ترجیحات مخاطبین هدف و بهبود تجربه مشتری می‌باشد.
4. مدیریت کمپین‌های بازاریابی: ابزار قدرتمند CRM امکان طراحی، اجرا، پیگیری و تحلیل عملکرد کمپین‌های بازاریابی را برای هر دو تیم فراهم می‌کند.
5. افزایش دقت پیش‌بینی‌ها: تحلیل داده‌های CRM، به تیم های بازاریابی و فروش کمک می کند تا پیش‌بینی دقیق‌تری از فرآیند فروش داشته و بتوانند در مدیریت منابع و برنامه‌ریزی استراتژیک بهتر عمل کنند.

4. آموزش و توسعه تیم‌های فروش و بازاریابی

برنامه‌های آموزشی مشترک برای تیم‌های بازاریابی و فروش

آموزش و توسعه کارکنان یکی از ارکان اصلی برای اطمینان از هماهنگی و کارایی بین تیم‌های بازاریابی و فروش است. برنامه‌های آموزشی مشترک می‌توانند به بهبود دانش، مهارت‌ها و همکاری بین اعضای تیم‌ها کمک کنند. برخی از جنبه‌های کلیدی این برنامه‌ها عبارتند از:

• برگزاری دوره‌های آموزشی مشترک:کارگاه‌ها و دوره‌های آموزشی که موضوعات مشترک بین تیم‌های بازاریابی و فروش را پوشش می دهند مثل، مدیریت ارتباط با مشتری، تحلیل‌داده، استراتژی‌های بازاریابی. همچنین می‌توان از امکانات آموزش مجازی برای اشتراگ‌گذاری مباحث کلیدی بهره برد. با تشکیل جلسات اتاق فکر و اشتراک‌گذاری آموخته‌ها می‌توان اثربخشی این آموزش‌های مشترک را افزایش داد.
• آموزش‌های متمرکز بر نقش:از طرفی برنامه آموزشی مجزا برای هر تیم نیز باید در نظر گرفته شود؛ به عنوان مثال طراحی کمپین تبلیغاتی، تولید محتوا و تحلیل داده برای تیم بازاریابی و تکنیک‌های فروش، مهارت‌های مذاکره، مدیریت شکایات برای تیم فروش.
• آموزش‌های فنی و ابزارهای دیجیتال:آموزش‌های لازم که تیم‌های بازاریابی و فروش را برای استفاده از ابزارهای دیجیتال مانند CRM و تحلیل داده مجهز سازند.

اهمیت درک مشترک از فرآیندها و اهداف

برای اینکه به اهمیت درک مشترک از فرآیند‌ها و اهداف در تقویت هماهنگی تیم های بازاریابی و فروش پی بریم، لازم است به دلایل زیر توجه کنیم:

• ایجاد یک زبان مشترک بین تیم‌ها از مفاهیمی چون لید، فرصت فروش، نرخ تبدیل و ... که به تسهیل ارتباط و کاهش سوء تفاهم‌ها کمک می‌کند.
• همسو سازی استراتژی‌های بازاریابی و فروش که هر دو تیم را در مسیر اهداف مشترک قرار دهد؛ تعریف اصولی فرآیند اجرایی، نحوه استفاده از داده‌ها، بازار هدف، پیام‌های اصلی و ...
• توسعه مهارت‌های نرم کلیدی مانند کارتیمی، ارتباط مؤثر، حل تعارض، حل مسئله که باید از طریق آموزش‌های اثربخش صورت پذیرد. همچنین ترویج یک فرهنگ سازمانی تعاملی، مثبت و انگیزه‌بخش که فضای یادگیری را تقویت کند. دپارتمان یادگیری مؤسسه نمو، بسته آموزشی تیم حرفه ای T8 را در قالب یک پکیج آموزش مهارت های نرم با بهره گیری از الگوهای نوین یادگیری طراحی و تدوین کرده و آمادگی خود را برای همکاری با بنگاه های اقتصادی اعلام می نماید.
• شناسایی و اصلاح فرآیندهای ناکارآمد و تکراری، که از طریق آموزش  و تبادل تجربیات مشترک هر دو تیم امکان‌پذیر می شود.

نکات مهم برای آموزش و توسعه تیم‌های بازاریابی و فروش

• تعیین اهداف آموزشی که باید براساس اهداف بازاریابی و فروش و نیازهای یادگیری تیم‌ها تعیین گردد.
• برنامه‌ریزی جلسات آموزشی که باید براساس زمان کاری تیم‌ها و موقعیت‌های مناسب برای آموزش انجام شود. همچنین در این برنامه‌ریزی باید انتخاب مدرسین با دقت بسیاری با توجه به دانش، تخصص و تجربه زیسته آنها در بازار صورت پذیرد.
• ایجاد بستر آنلاین که در محیطی متفاوت فرصت یاگیری مجازی را از طریق دنبال کردن ویدئوها و فایل‌ها آموزشی برای اعضای تیم ها فراهم می کند.
• ارزیابی اثربخشی که به وسیله آن بتوان تأثیر آموزش را در ارتقاء دانش و بهبود عملکرد اعضای تیم‌ها بررسی کرد. توجه داشته باشید که تعریف یک سیستم پاداش و تشویق برای عملکرد مثبت افراد در فرآیند آموزش می‌تواند انگیزه بخش باشد.

5. تحلیل و بهبود مستمر

استفاده از داده‌ها و آمار برای ارزیابی عملکرد

استفاده از داده‌ها و آمار برای شناسایی نقاط قوت و ضعف، ارزیابی عملکرد تیم‌ها، تصمیم گیری هوشمندانه و دستیابی به اهداف فروش و بازاریابی ضروری است. از راهکارهای کلیدی در این زمینه عبارتند از:

• جمع‌آوری و تحلیل داده‌ها: با استفاده از نرم افزار CRM و ابزار تحلیل داده‌ها می توان اطلاعات ارزشمند برای بازاریابی و فروش را جمع آوری کرده و به تحلیل عمیقی از الگوها و رفتار خرید مشتریان رسید.
• تعیین شاخص‌های کلیدی عملکرد (KPI): این شاخص های کلیدی عملکرد می توانند مواردی چون نرخ تبدیل، ارزش طول عمر مشتری (CLV)، هزینه جذب مشتری (CAC) و نرخ بازگشت سرمایه (ROI) باشد. پایش منظم این KPIها مؤثرترین روش ارزیابی عملکرد تیم‌های بازاریابی و فروش است.
• گزارش‌دهی منظم: ارائه و بررسی گزارشات منظم هفتگی، ماهانه و ... که امکان تصمیم گیری‌های استراتژیک را برای مدیران ارشد فراهم می کند.

مطالعه مقاله "راهکارهای تحلیل داده برای افزایش فروش: راهبردهای کاربردی برای بهبود عملکرد تجاری" حسابی برایت مفید خواهد بود.

فرآیندهای اجرایی بهبود مستمر

تدوین و اجرای صحیح فرآیند‌های بهبود مستمر از عوامل اثربخش در بهبود عملکرد تیم‌های بازاریابی و فروش است؛ برای رسیدن به نتایج مطلوب نیازمند توجه به نکات زیر هستیم:

• ارزیابی منظم و بازخورد مستمر: عملکرد تیم‌های بازاریابی و فروش باید در طی جلسات منظم ارزیابی شده و از بازخورد‌های سازنده افراد در شناسایی زمینه‌های بهبود استفاده گردد.
• شناسایی نقاط ضعف و فرصت‌‌ها: مشکلات و چالش های موجود باید ریشه ای بررسی شده و از دل آنها فرصت های رشد و توسعه شناسایی گردد.
• تدوین و اجرای فرآیندهای بهبود: براساس تحلیل‌های انجام شده فرآیندهای بهبود با تعریف مشخص و شفاف تمام اقدامات تدوین شده و تغییرات لازم در این روند اجرایی اعمال می گردد.
• پایش و ارزیابی تغییرات: در آخرین مرحله عملکرد تغییرات اعمال شده باید پایش شود و در صورت نیاز اصلاحات لازم برای استراتژی‌های جدید تعریف گردد.

ابزارها و روش‌های کاربردی برای تحلیل و بهبود مستمر

1. ابزارهای تحلیل داده: Google Analytics و Power BI از معتبرترین ابزار تحلیل رفتار کاربران در وب‌سایت،  تحلیل داده‌ها و ایجاد داشبورد‌های بصری هستند.
2. نرم‌افزارهای مدیریت پروژه: همانطور که در قبل هم اشاره شد Trello و میزیتو ابزارهای بسیار کاربردی برای اجرای فرآیندها و مدیریت وظایف در ایران هستند.
3. ابزارهای بازخورد و ارزیابی: برای ساخت پرسشنامه و جمع آوری بازخورد مشتریان و اعضای تیم ها پرس‌لاین و Google Form ابزاری کارآمد در ایران هستند.
4. روش‌های بهبود مستمر: از بهترین و معتبر روش های جهت اجرای فرآیندهای بهبود می توان به  PDCA (Plan-Do-Check-Act) یا برنامه ریزی، انجام، بررسی و اقدام و Six Sigma اشاره کرد.

6. ایجاد فرهنگ تعامل و همکاری

ارتقاء فرهنگ سازمانی تعاملی و روحیه کارتیمی یکی از عوامل کلیدی در هماهنگی تیم‌های بازاریابی و فروش است. ایجاد فضایی که اعضای تیم به راحتی بتوانند تجربیات، بازخوردهای سازنده و ایده‌های خود را به اشتراک بگذارند موجب افزایش همبستگی می شود. هچنین برگزاری جلسات منظم، تعریف فعالیت های گروهی و استفاده از ابزار‌های شبکه‌های اجتماعی و تشکیل گروه‌های کاری برای تشویق افراد به تعامل و تقویت ارتباطات کاری بسیار کارساز هستند.

از طرفی، تدوین چارت سازمانی و شرح وظایف مشخص و شفاف سازی فرآیندهای اجرایی در کنار تعریف یک سیستم پاداش و تشویق می تواند تکمیل کننده ی این راهکارهای اجرایی باشد.

7. همسو سازی استراتژی‌ها و کمپین‌های بازاریابی و فروش

همسوسازی استراتژی‌ها و کمپین‌‌ها از مؤثرترین روش‌ها برای هماهنگی بین تیم‌‌های بازاریابی و فروش است. چرا که تیم بازاریابی باید استراتژی‌ها و کمپین‌های خود را به گونه‌ای طراحی کند که با اهداف و نیازهای تیم فروش هم راستا باشد. برای این مهم در جلسات بارش فکری و بررسی استراتژی‌های بازاریابی و فروش اعضای هر دو تیم نیاز دارند که به اهداف مشترک با یک تعریف مشخص و شفاف برسند. با جمع‌آوری بازخورد‌ها و بررسی عملکرد استراتژی‌ها و کمپین‌های قبلی اعضای تیم‌ها به تعریف مشترکی از شناسایی مخاطبین هدف و محتوای اثربخش خواهند رسید. علاوه بر این با بررسی کانال‌های ارتباطی، برنامه زمانبندی، پیشنهادات ویژه و ... هر دو تیم قادر خواهند بود برای اصلاح و بهبود استراتژی‌های جدید تصمیم گیری نمایند.

خلاصه کلام

همسوسازی و ایجاد هماهنگی بین تیم‌های بازاریابی و فروش اساسی‌ترین عنصر برای دستیابی به اهداف فروش و بازاریابی و از آن مهم‌تر توسعه کسب‌وکار است. برای رسیدن به این مهم نکات زیر بسیار حائز اهمیت هستند:

تعیین اهداف مشترک: این اهداف باید دقیق و شفاف تعریف شده تا برای اعضای هر دو تیم مثل یک مرجع باشد.

برقراری ارتباط و تعامل مداوم: برگزاری جلسات منظم که اعضای هر دو تیم بتوانند تجربیات و ایده های خود را به اشتراک گذاشته و عملکرد و پیشرفت فعالیت‌های بازاریابی و فروش را مورد بررسی قرار دهند. همچنین می‌توان جهت استمرار این ارتباطات از امکانات ابزارهای ارتباطی و شبکه های اجتماعی بهره برد.

استفاده از فناوری و ابزارهایCRM: این ابزار امکانات لازم برای جمع آوری و مدیریت اطلاعات، بهینه‌سازی تعاملات با مشتریان  و بهبود استراتژی ها را فراهم می سازد.

آموزش و توسعه تیم‌های بازاریابی و فروش:اجرای برنامه‌های آموزشی که به تقویت مهارت‌های لازم هر دو تیم جهت اجرای فرآیندها و نیل به اهداف بازاریابی و فروش کمک کند.

تحلیل و بهبود مستمر: استفاده از داده‌ها و آماری که در تحلیل و ارزیابی عملکرد و اجرای استراتژی‌ها و فرآیندهای بهبود کارآمد باشند.

ایجاد فرهنگ تعامل و همکاری:تقویت فرهنگ سازمانی تعاملی و روحیه کارتیمی را می‌توان با ایجاد یک فضای تعاملی جهت اشتراک گذاری تجربه‌ها و ایده‌ها، فعالیت گروهی مشترک و تعریف سیستم پاداش و تشویق میسر ساخت.

همسو سازی استراتژی‌ها و کمپین‌های بازاریابی و فروش: و در نهایت از مؤثرترین عوامل در ایجاد هماهنگی بین تیم های بازاریابی و فروش همسوسازی طراحی و اجرای استراتژی‌ها و کمپین‌ها است. این مهم با تعریف اهداف مشترک و بهره‌گیری از بازخوردهای افراد امکان پذیر می‌شود.

تیم متخصص ما در دپارتمان توسعه بازار با همکاری مشاورین مجرب حوزه بازار این افتخار را دارد که در زمینه تدوین و اجرای هر چه اثربخش‌تر استراتژی های بازاریابی و فروش در کنار شما باشد. تلاش ما اینست که با تعریف سرویس های مدیریت منابع انسانی، سازماندهی سیستم فروش، طراحی و تدوین فرآیند های اجرایی، طراحی استراتژی‌ها و کمپین‌های فروش، آموزش و مشاوره CRM و همچنین آموزش و توسعه تیم های بازاریابی و فروش مسیر نیل به اهداف توسعه کسب‌وکار را برای شما میسر کنیم.